Můj účet Zásady zpracování osobních údajů
Cílem těchto Zásad zpracování osobních údajů určených pro zákazníky firmy CZsystem s.r.o., IČ 28897684, DIČ CZ28897684, se sídlem Olivova 2092/94, 251 01 Říčany ( dále jen „Zásady“ a „firma CZsystem“ ), je informovat zákazníky o tom, jaké osobní údaje o nich firma CZsystem jako správce zpracovává při poskytování služeb a prodeji zboží a při návštěvách internetových stránek provozovaných firmou CZSYSTEM, současně k jakým účelům a jak dlouho firma CZSYSTEM tyto osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy zpracovává, komu a z jakého důvodu je může předat. Rovněž informovat o tom, jaká práva zákazníkům v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů náleží.
Tyto Zásady se týkají zpracování osobních údajů zákazníků a přiměřeně i jejich zástupců či kontaktních osob při nákupu zboží v provozovně firmy CZSYSTEM a návštěvníků internetových stránek provozovaných firmou CZsystem, a to vždy v rozsahu osobních údajů odpovídajícím jejich postavení vůči firmě CZSYSTEM.
Tyto Zásady jsou vydány v souladu s nařízením (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů („nařízení“ nebo „GDPR“) za účelem zajištění informační povinnosti firmy CZsystem jako správce dle čl. 13 GDPR.
A. Kategorie osobních údajů
Osobním údajem je jakákoli informace, která se vztahuje k fyzické osobě, kterou je firma CZsystem schopná identifikovat. V souvislosti s poskytováním služeb a prodejem zboží může ze strany firmy CZsystem dojít ke zpracování následujících kategorií osobních údajů.
1. Základní osobní identifikační údaje a adresní údaje
Takové údaje jsou nutné pro uzavření a plnění smlouvy. Jedná se zejména o: – akademický titul – jméno a příjmení – název obchodní firmy – rodné číslo (v případě, že z jakýchkoli důvodů nebylo rodné číslo přiděleno, pak datum narození) – IČO, DIČ – adresa trvalého pobytu – adresa sídla nebo místa podnikání – fakturační adresa – identifikační údaje zástupce zákazníka nebo kontaktní osoby, kterou zákazník určí – bankovní spojení – smlouva a podpis
V případě smluv na jednorázový prodej zboží je rozsah omezen na základní identifikační údaje.
2. Kontaktní údaje
– kontaktní telefonní čísla – kontaktní e-mail – adresy na sociální sítě
CZsystem s.r.o. – Zásady zpracování osobních údajů Stránka 2
3. Údaje o zakoupeném zboží, odebíraných službách, využívání služeb a platební morálce
– druh a specifikace služby nebo zboží – objem poskytnutých služeb a jejich cena – informace o platební morálce
4. Údaje z komunikace mezi firmou CZsystem a zákazníkem
Tyto údaje vznikají při komunikaci související s poskytováním služeb a zboží mezi firmou CZsystem a zákazníkem. Jedná se o zápisy osobní komunikace se zákazníkem na prodejně nebo jiném přímém kontaktu se zákazníkem, písemnou a elektronickou komunikaci se zákazníkem a záznamy telefonických hovorů, chatové a videochatové komunikace mezi zákazníkem a firmou CZsystem.
5. Kamerové záznamy z prodejny a prostor firmy CZsystem
Firma CZsystem umísťuje do prodejny a prostor firmy CZsystem kamery z důvodu ochrany majetku a oprávněných zájmů firmy CZsystem. Prostory, kde jsou kamery umístěny, jsou vždy označeny upozorněním.
6. Údaje zpracované na základě vašeho souhlasu
Zpracování těchto údajů není nezbytně nutné k plnění smlouvy nebo zákonných povinností či k ochraně oprávněných zájmů firmy CZsystem, ale jejich zpracování umožní firmě CZsystem zlepšovat služby, zaměřit se na to, co zákazníky opravdu zajímá, a případně zákazníky informovat o nabídkách, které jsou pro ně vhodné. Tyto údaje jsou zpracovány jen v případě udělení souhlasu a mohou být zpracovány po dobu platnosti tohoto souhlasu. Jedná se zejména o:
údaje o využívání služeb, produktů, výhod a bonusů a typovém chování při využívání
záznamy o chování na internetových stránkách spravovaných firmou CZsystem získané z cookies v případě povolení cookies ve webovém prohlížeči (jsou zpracovány pro vylepšení provozu internetových stránek provozovaných firmou CZsystem, internetovou reklamu a v případě souhlasu se zpracováním osobních údajů pro obchodní účely jsou tyto údaje zpracovány společně s ostatními osobními údaji pro tento účel)
B. Účely, právní důvody a doby zpracování osobních údajů
Rozsah zpracovávaných údajů závisí na účelu zpracování. Pro některé účely je možné zpracovávat údaje přímo na základě smlouvy, oprávněného zájmu firmy CZsystem nebo na základě zákona (bez souhlasu), pro jiné pouze na základě souhlasu.
1. Zpracovávání z důvodu plnění smlouvy, plnění zákonných povinností a z důvodu oprávněných zájmů firmy CZsystem.
Poskytnutí osobních údajů nutných pro plnění smlouvy, plnění zákonných povinností firmy CZsystem a pro ochranu oprávněných zájmů firmy CZsystem je povinné. Bez poskytnutí osobních údajů k těmto účelům by v některých případech nebylo možné služby poskytovat. Ke zpracování osobních údajů pro tyto účely nepotřebujeme souhlas, nicméně proti zpracování osobních údajů pro účely oprávněných zájmů firmy CZsystem je možné podat námitku. Zpracování z důvodu plnění smlouvy a plnění zákonných povinností nelze odmítnout.
CZsystem s.r.o. – Zásady zpracování osobních údajů Stránka 3
Jedná se zejména o tyto základní dílčí účely:
– zajišťování provozu a ochrany při plnění smlouvy
– vyúčtování za služby (plnění smlouvy)
– plnění zákonných daňových povinností (plnění zákonných povinností)
– účely stanovené zvláštními zákony pro potřeby trestního řízení a pro naplnění povinnosti
součinnosti s Policií České republiky a dalšími státními orgány (plnění zákonných povinností)
– provozování kamerových a monitorovacích systémů v prostorách firmy CZsystem pro účely
prevence vzniku škod (oprávněný zájem firmy CZsystem)
– vyhodnocování chování zákazníka při využívání služeb a jeho platební morálky pro účely
prevence vzniku pohledávek, které může mít vliv na rozhodování firmy CZsystem o
podmínkách uzavírání dalších smluv se zákazníkem (oprávněný zájem firmy CZsystem)
– vymáhání pohledávek za zákazníkem a ostatní zákaznické spory (oprávněný zájem firmy
CZsystem)
– procesy spojené s identifikací zákazníka při plnění smlouvy
– zajištění důkazů pro případ nutnosti obhajoby práv firmy CZsystem, včetně obchodního
monitoringu (oprávněný zájem firmy CZsystem)
– evidence dlužníků (oprávněný zájem firmy CZsystem)
Osobní údaje pro tyto dílčí účely jsou zpracovány v rozsahu nutném pro naplnění těchto účelů a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy. Poté jsou osobní údaje vymazány či anonymizovány. Základní lhůty pro zpracování osobních údajů jsou k dispozici níže.
V případě zakoupení zboží od firmy CZsystem je firma CZsystem oprávněna zpracovávat základní osobní, identifikační a kontaktní údaje zákazníka (jeho zástupce), údaje o zboží a údaje z komunikace mezi zákazníkem a firmou CZsystem po dobu 5 let ode dne uplynutí záruční doby na zboží.
V případě jednání mezi firmou CZsystem a potenciálním zákazníkem o uzavření smlouvy, které nebylo završeno uzavřením smlouvy, je firma CZsystem oprávněna zpracovávat poskytnuté osobní údaje po dobu 3 měsíců od příslušného jednání.
Faktury vystavené firmou CZsystem jsou v souladu s § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty archivovány po dobu 10 let od jejich vystavení. Z důvodu nutnosti doložit právní důvod pro vystavení faktur jsou po dobu 10 let ode dne ukončení smlouvy archivovány i zákaznické smlouvy.
U dlužníků si firma CZsystem ponechává osobní údaje související s dluhem ještě po dobu 4 let poté, co je dlužník vymazán z Registru sdružení SOLUS, a to z důvodu oprávněného zájmu obhájit nároky související s předáním dlužníka do Registru sdružení SOLUS.
Kamerové záznamy z prostor firmy CZsystem a okolí budov jsou zpracovávány maximálně po dobu 7 dnů ode dne pořízení kamerového záznamu.
CZsystem s.r.o. – Zásady zpracování osobních údajů Stránka 4
2. Zpracovávání údajů zákazníků služeb firmy CZsystem se souhlasem pro obchodní účely
U zákazníka služeb a prodeje zboží zpracovává firma CZsystem s jeho souhlasem osobní údaje pro obchodní účely. Pro období od 25. 5. 2018 zajišťuje firma CZsystem souhlas pro obchodní účely.
Se souhlasem pro obchodní účely zpracovává firma CZsystem osobní údaje zákazníka primárně k vytvoření vhodné nabídky zboží a služeb firmy CZsystem nebo třetích stran a v souvislosti s oslovením zákazníka, a to telefonicky, písemně (včetně příloh k vyúčtování), prostřednictvím veškerých prostředků internetové reklamy a formou elektronické komunikace prostřednictvím kontaktních údajů.
Poskytnutí souhlasu k obchodním účelům je dobrovolné a zákazník jej může kdykoli odvolat. Tento souhlas zůstává v platnosti po dobu 4 roky nebo do doby, dokud jej zákazník neodvolá. Pro obchodní účely mohou být na základě souhlasu zpracovány veškeré kategorie údajů uvedené v sekci A tohoto dokumentu, a to po dobu, po kterou je firma CZsystem oprávněna tyto údaje evidovat pro účely poskytování služeb, plnění zákonných povinností a ochranu svých oprávněných zájmů, nejdéle však do odvolání souhlasu.
Zákazník firmy CZsystem potvrzuje v rámci udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů pro obchodní účely, že je oprávněn souhlas ohledně údajů udělit.
3. Zpracovávání údajů subjektů údajů, které udělily souhlas s marketingovým oslovením prostřednictvím elektronického kontaktu
U subjektů, kte8souhlas s marketingovým oslovením prostřednictvím elektronického kontaktu, zpracovává firma CZsystem s jejich souhlasem po dobu uvedenou v souhlasu kontakty. Pokud je tento souhlas udělen prostřednictvím internetových stránek provozovaných firmou CZsystem, jsou společně s těmito kontakty zpracovány i údaje z cookies firmy CZsystem, které jsou umístěny na internetových stránkách, na kterých byl tento souhlas udělen, a to jen v případě, že má subjekt cookies ve webovém prohlížeči povoleny.
4. Zpracovávání cookies z internetových stránek provozovaných firmou CZsystem
V případě, že má subjekt ve svém webovém prohlížeči povoleny cookies, zpracováváme o něm záznamy chování z cookies umístěných na internetových stránkách provozovaných firmou CZsystem, a to pro účely zajištění lepšího provozu internetových stránek firmy CZsystem a pro účely internetové reklamy firmy CZsystem.
C. Předání osobních údajů jiným správcům
Firma CZsystem v rámci plnění svých zákonných povinností předává osobní údaje správním orgánům a úřadům stanoveným platnou legislativou.
CZsystem s.r.o. – Zásady zpracování osobních údajů Stránka 5
D. Kategorie dalších příjemců osobních údajů
Firma CZsystem při plnění svých závazků a povinností ze smluv využívá odborné a specializované služby jiných subjektů. Pokud tito dodavatelé zpracovávají osobní údaje předané od firmy CZsystem, mají postavení zpracovatelů osobních údajů a zpracovávají osobní údaje pouze v rámci pokynů od firmy CZsystem a nesmí je využít jinak. Jde zejména o správu IT systému, internetovou reklamu nebo obchodní zastoupení. Firma CZsystem každého dodavatele pečlivě vybírá a s každým uzavírá smlouvu o zpracování osobních údajů, ve které má zpracovatel stanoveny přísné povinnosti k ochraně a zabezpečení osobních údajů.
Zpracovateli jsou společnosti se sídlem jak na území České republiky, tak se sídlem v členském státě Evropské unie nebo tzv. státech bezpečných. K předání a zpracování osobních údajů v zemích mimo území Evropské unie, dochází vždy v souladu s platnou legislativou.
E. Způsob zpracování osobních údajů
Firma CZsystem zpracovává osobní údaje ručně i automatizovaně. Firma CZsystem vede evidenci veškerých činností, a to jak ručních tak automatizovaných, při kterých dochází ke zpracování osobních údajů.
F. Obchodní sdělení
Z obchodních sdělení zaslaných firmou CZsystem je vždy zřejmé, že firma CZsystem je jejich odesílatelem. Obchodní sdělení zasílá firma CZsystem na kontakty zákazníků buď na základě oprávněného zájmu firmy CZsystem, a to jen do doby než vysloví námitku proti zpracování osobních údajů, nebo na základě výslovného souhlasu se zpracováním osobních údajů pro obchodní účely. V zaslaných obchodních sděleních je rovněž kontakt pro odmítnutí zasílání těchto sdělení.
G. Informace o právech subjektů údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů
Subjekt údajů má v případě, že je pro firmu CZsystem identifikovatelnou fyzickou osobou a prokáže firmě CZsystem svoji totožnost, níže uvedená práva. Tato práva je nutné uplatnit způsobem, který je pro uplatnění konkrétního práva určen. Na žádosti uplatněné v rozporu s těmito zásadami nebude brán zřetel. Uvedená práva je též možné realizovat pouze ve vztahu k osobním údajům, u nichž je nepochybné, že patří žadateli.
1. Právo na přístup k osobním údajům
Dle čl. 15 GDPR má subjekt údajů právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje následující práva:
– získat potvrzení, zda zpracovává osobní údaje,
– získat informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích,
kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době zpracování, o existenci
práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů
nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování, právu podat
stížnost u dozorového úřadu, o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů,
pokud nejsou získány od subjektu údajů, skutečnosti, že dochází k automatizovanému
– rozhodování, včetně profilování, o vhodných zárukách při předání údajů mimo EU,
CZsystem s.r.o. – Zásady zpracování osobních údajů Stránka 6
– získat kopii osobních údajů v případě, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných
osob.
V případě opakované žádosti bude firma CZsystem oprávněna za kopii osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.
2. Právo na opravu nepřesných údajů
Dle čl. 16 GDPR má subjekt údajů právo na opravu nepřesných osobních údajů, které o něm bude firma CZsystem zpracovávat. Zákazník, má rovněž povinnost oznamovat firmě CZsystem změny svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo. Zákazník je zároveň povinen firmě CZsystem poskytnout součinnost, bude-li zjištěno, že osobní údaje, které o něm firma CZsystem zpracovává, nejsou přesné. Firma CZsystem provede opravu bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na dané technické možnosti. Žádost o opravu osobních údajů je možné uplatnit v prodejně firmy CZsystem za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti.
3. Právo na výmaz
Dle čl. 17 GDPR má subjekt údajů právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají, pokud firma CZsystem neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů. Firma CZsystem má nastaveny mechanismy pro zajištění automatické anonymizace či výmazu osobních údajů v případě, že již nejsou potřeba k účelu, pro který byly zpracovávány. Pokud se subjekt údajů přesto domnívá, že nedošlo k výmazu jeho osobních údajů, může uplatnit žádost o výmaz v prodejně firmy CZsystem za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti.
4. Právo na omezení zpracování
Dle čl. 18 GDPR má subjekt údajů do doby vyřešení podnětu právo na omezení zpracování, pokud bude popírat přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podá námitku proti jejich zpracování, a to zasláním písemné žádosti na adresu sídla firmy CZsystem.
5. Právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování
Dle čl. 19 GDPR má subjekt údajů právo na oznámení ze strany firmy CZsystem v případě opravy, výmazu nebo omezení zpracování osobních údajů. Dojde-li k opravě nebo výmazu osobních údajů, bude firma CZsystem informovat jednotlivé příjemce s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí. Na základě žádosti subjektu údajů může firma CZsystem poskytnout informaci o těchto příjemcích.
6. Právo na přenositelnost osobních údajů
Dle čl. 20 GDPR má subjekt údajů právo vyžádat si od firmy CZsystem osobní údaje, které se ho týkají a které poskytl firmě CZsystem v souvislosti s pracovní smlouvou nebo na základě souhlasu a které se zpracovávají automatizovaně, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a dále právo žádat o předání těchto údajů jinému správci, bude-li řádně určena osoba jednající za příslušného správce a bude možné ji autorizovat.
V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, nelze žádosti vyhovět. Žádost je možné uplatnit v prodejně firmy CZsystem za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti.
CZsystem s.r.o. – Zásady zpracování osobních údajů Stránka 7
7. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů
Dle čl. 21 GDPR má subjekt údajů právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu firmy CZsystem.
V případě, že firma CZsystem neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, firma CZsystem zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu. Námitku je možné poslat písemně na adresu sídla firmy CZsystem.
8. Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů
Souhlas se zpracováním osobních údajů pro obchodní účely je možné kdykoliv po jeho účinnosti odvolat. Odvolání je možné poslat písemně na adresu sídla firmy CZsystem.
Souhlas s marketingovým oslovením udělený ke konkrétnímu elektronickému kontaktu je možné kdykoli odvolat. Odvolání je možné poslat písemně na adresu sídla firmy CZsystem.
Zpracování údajů z cookies je možné zamezit nastavením webového prohlížeče.
9. Automatizované individuální rozhodování včetně profilování
Subjekt údajů má právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro něj mělo právní účinky nebo se jej obdobným způsobem významně dotklo. Firma CZsystem uvádí, že neprovádí automatizované rozhodování bez vlivu lidského posouzení s právními účinky pro subjekty údajů.
10. Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů
Subjekt údajů má právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz ).
U požadavků na uplatnění práv subjektů údajů dle čl. 15 až 22 GDPR v souvislosti se zpracováním osobních údajů dodržujte vždy způsob, který je uveden v těchto Zásadách u konkrétního práva pro jeho uplatnění